1. Trial System

2. Nadat de grote lijnen voor het toekomstige landschap op papier stonden, werd er een ‘trial system’ in gebruik genomen. Ervaring leert, dat je hier niet te lang mee moet wachten. Neem al in een vroeg stadium een dergelijk systeem in gebruik, zorg ervoor dat er zo snel mogelijke een voor de klant herkenbare masterdata set beschikbaar is en laat als implementatie partner ook de klant zelf al zo snel mogelijk inloggen in dit systeem. Hierdoor kun je samen met de klant al in een vroeg stadium de mogelijkheden en onmogelijkheden inzichtelijk maken. Doe je dit niet, dan blijft het te lang papier werk en is de kans groot, dat je moet terugkomen op eerder gemaakte keuzes.
3.  

4. Best Practices

5. In het systeem waren de door SAP geleverde ‘best practices’ ingespeeld, aangevuld met industrie specifieke oplossingen. Op die manier kon er worden gestart vanuit een soort van ‘template’, die grotendeels aansloot bij de behoeften van de betreffende klant. Gebruik van dergelijke ‘best practices’ werken als een accelerator, waardoor men in staat was om snel bepaalde processen te tonen en in workshops te bespreken. Zo kon er vroegtijdig worden bepaald welke ‘best practices’ één op één konden worden overgenomen, welke ‘out of scope’ waren en waarvoor tijdens het project een oplossing moest worden bedacht.
6.  

7. Scope Creep

8. Het is belangrijk om in de ontwerpfase je scope goed te bewaken. In eerste instantie werd het project mede gepositioneerd als een uitgelezen kans om als business al je eisen- en wensen in te brengen en te borgen. Hierdoor zijn deze aan het eind van het implementatie project vervuld. Naar mate de fase vorderde, kwam men tot de conclusie dat dit niet realistisch was. Ook omdat SAP voor velen binnen de organisatie volledig nieuw was. Het eigen maken van een dergelijk ERP systeem vraagt tijd en daarom is het beter te kiezen voor een incrementele benadering. Hierbij kan eerst gekeken worden naar de huidige functionaliteit aangevuld met de behoeften en wensen ter ondersteuning van de primaire processen om de dagelijkse business draaiende te houden. Vanuit het implementatie project, kunnen vervolgens in de tweede fase verbeterprojecten worden opgestart op basis van het geïmplementeerde platform.
9.  

10. Sprints

11. Toen de scope voor iedereen helder was, is gestart met de realisatiefase. Hierbij werd gewerkt in ‘sprints’ en werd onderscheid gemaakt in het bouw (configuratie) traject en het ontwikkel (maatwerk) traject. Conform de ‘scrum’ methodiek werden, ondersteund door Jira, (ontwikkel)bouwstenen verschoven van ‘to do’, ‘in progress’, ‘to test’, etc. Belangrijk was om hier de business bij te betrekken; ook zij maakten gebruik van Jira en zagen op die manier welke (ontwikkel)bouwstenen (opnieuw) konden worden getest en welke nog niet klaar waren. Ook de communicatie omtrent de verschillende (ontwikkel)bouwstenen) werd zoveel vastgelegd in Jira. Op die manier was het voor iedereen helder waar we als projectteam stonden.
12.  

13. Customer Care

14. SAP S/4 HANA is de nieuwste versie van SAP haar ERP systeem. Het is toekomstbestendig en bevat naast een andere architectuur en ‘user interface’ ook nieuwe functionaliteiten. Het biedt een platform om (zoals SAP dat zelf zo mooi zegt) te groeien naar een ‘digital enterprise’. Dit betekent ook dat de software zelf continue in ontwikkeling is; zoals gezegd veel nieuwe functionaliteiten, maar ook oude functionaliteit die nog niet volledig is vervangen. Omdat er continue ontwikkelingen plaatsvinden en de beschikbare functionaliteiten erg afhankelijk zijn van de ‘roadmap’ en daarmee de in gebruik zijnde versie, is het goed om ‘dicht op de bal te zitten’ en direct te kunnen schakelen met SAP zelf. Dit kan in de vorm van het ‘customer care’ programma van SAP. Hier hebben wij als projectteam veel profijt van gehad; onduidelijkheden werden weggenomen en eventuele ‘bugs’ in de software werden zo snel mogelijk opgelost.
15.  

16. Lead Consultants en Key Users

17. Een project valt of staat met goede lead consultants en key users. Kies voor het leiden van een stream (zoals Purchase-to-Pay, Make-to-Demand, Order-to-Cash, Finance-to-Report, etc.) voor gecertificeerde consultants met de nodige jaren ervaring met SAP. Vervolgens kan elke stream daar waar nodig aangevuld worden met wellicht iets minder ervaren SAP-consultants, die kunnen werken aan afgebakende onderdelen dan wel kunnen ondersteunen in de nazorg. Naast lead consultants is het echter ook belangrijk om per stream te kiezen voor een ervaren key user. Iemand die de organisatie en daarmee de business goed kent, idealiter al ervaring heeft met een ERP implementatie en open staat voor verandering die op termijn bijdraagt aan de strategie van de organisatie. Maak deze mensen voldoende vrij voor het project, door voor ‘backfill’ te zorgen. Mocht dit niet mogelijk zijn, probeer dan via een externe medewerker deze rol in te vullen. In het laatste geval is het natuurlijk wel belangrijk, dat de kennis op lange termijn intern blijft geborgd.

Visualiseer

Samengevat