Contact ons

Vraag meer informatie aan

Deze website is beveiligd met reCAPTCHA en de Google Privacy Policy en Terms of Service zijn van toepassing

Moment geduld...

Neem contact met ons op

Deze website is beveiligd met reCAPTCHA en de Google Privacy Policy en Terms of Service zijn van toepassing

Moment geduld...

Press "Enter" to search

SAP S/4HANA lessons learned

Wij kijken terug op een succesvolle SAP S/4 HANA implementatie, waar wij als Aiden aan hebben mogen bijdragen. Een erg bijzondere S/4HANA implementatie, door een gefaseerde go-live tijdens de eerste corona golf. Het is daarnaast goed om te weten, dat het hier gaat om een ‘greenfield’ implementatie van de ‘on-premise’ versie. Elke S/4HANA implementatie heeft zijn eigen uitdagingen, zo ook deze. Daarom blikken we terug aan de hand van zogenoemde ‘lessons learned’.
 

Business Case

Belangrijk is om als organisatie helder te krijgen, waarom een SAP S/4 implementatie project moet worden gestart. Er dient daarom vanuit de ontdekkingsfase een goede business case opgesteld te worden. Bij deze klant was de belangrijkste reden, dat het op dat moment in gebruik zijnde ERP systeem niet meer werd ondersteund. In eerste instantie werd het project dus geïnitieerd vanuit IT in plaats van de business. Naar mate het project vorderde zag men gelukkig steeds meer in, dat er ook voldoende draagvlak bij de business moet worden gecreëerd.

De keuze was om in overleg met de betreffende softwareleverancier te bekijken hoe om te gaan met de niet meer ondersteunde versie of op zoek te gaan naar een alternatieve software leverancier. Uiteindelijk werd ver van te voren gekozen voor een alternatief ERP-pakket, namelijk SAP S/4 HANA en dan dus de ‘on-premise’ versie.
  1. Trial System

  2. Nadat de grote lijnen voor het toekomstige landschap op papier stonden, werd er een ‘trial system’ in gebruik genomen. Ervaring leert, dat je hier niet te lang mee moet wachten. Neem al in een vroeg stadium een dergelijk systeem in gebruik, zorg ervoor dat er zo snel mogelijke een voor de klant herkenbare masterdata set beschikbaar is en laat als implementatie partner ook de klant zelf al zo snel mogelijk inloggen in dit systeem. Hierdoor kun je samen met de klant al in een vroeg stadium de mogelijkheden en onmogelijkheden inzichtelijk maken. Doe je dit niet, dan blijft het te lang papier werk en is de kans groot, dat je moet terugkomen op eerder gemaakte keuzes.
  3.  
  4. Best Practices

  5. In het systeem waren de door SAP geleverde ‘best practices’ ingespeeld, aangevuld met industrie specifieke oplossingen. Op die manier kon er worden gestart vanuit een soort van ‘template’, die grotendeels aansloot bij de behoeften van de betreffende klant. Gebruik van dergelijke ‘best practices’ werken als een accelerator, waardoor men in staat was om snel bepaalde processen te tonen en in workshops te bespreken. Zo kon er vroegtijdig worden bepaald welke ‘best practices’ één op één konden worden overgenomen, welke ‘out of scope’ waren en waarvoor tijdens het project een oplossing moest worden bedacht.
  6.  
  7. Scope Creep

  8. Het is belangrijk om in de ontwerpfase je scope goed te bewaken. In eerste instantie werd het project mede gepositioneerd als een uitgelezen kans om als business al je eisen- en wensen in te brengen en te borgen. Hierdoor zijn deze aan het eind van het implementatie project vervuld. Naar mate de fase vorderde, kwam men tot de conclusie dat dit niet realistisch was. Ook omdat SAP voor velen binnen de organisatie volledig nieuw was. Het eigen maken van een dergelijk ERP systeem vraagt tijd en daarom is het beter te kiezen voor een incrementele benadering. Hierbij kan eerst gekeken worden naar de huidige functionaliteit aangevuld met de behoeften en wensen ter ondersteuning van de primaire processen om de dagelijkse business draaiende te houden. Vanuit het implementatie project, kunnen vervolgens in de tweede fase verbeterprojecten worden opgestart op basis van het geïmplementeerde platform.
  9.  
  10. Sprints

  11. Toen de scope voor iedereen helder was, is gestart met de realisatiefase. Hierbij werd gewerkt in ‘sprints’ en werd onderscheid gemaakt in het bouw (configuratie) traject en het ontwikkel (maatwerk) traject. Conform de ‘scrum’ methodiek werden, ondersteund door Jira, (ontwikkel)bouwstenen verschoven van ‘to do’, ‘in progress’, ‘to test’, etc. Belangrijk was om hier de business bij te betrekken; ook zij maakten gebruik van Jira en zagen op die manier welke (ontwikkel)bouwstenen (opnieuw) konden worden getest en welke nog niet klaar waren. Ook de communicatie omtrent de verschillende (ontwikkel)bouwstenen) werd zoveel vastgelegd in Jira. Op die manier was het voor iedereen helder waar we als projectteam stonden.
  12.  
  13. Customer Care

  14. SAP S/4 HANA is de nieuwste versie van SAP haar ERP systeem. Het is toekomstbestendig en bevat naast een andere architectuur en ‘user interface’ ook nieuwe functionaliteiten. Het biedt een platform om (zoals SAP dat zelf zo mooi zegt) te groeien naar een ‘digital enterprise’. Dit betekent ook dat de software zelf continue in ontwikkeling is; zoals gezegd veel nieuwe functionaliteiten, maar ook oude functionaliteit die nog niet volledig is vervangen. Omdat er continue ontwikkelingen plaatsvinden en de beschikbare functionaliteiten erg afhankelijk zijn van de ‘roadmap’ en daarmee de in gebruik zijnde versie, is het goed om ‘dicht op de bal te zitten’ en direct te kunnen schakelen met SAP zelf. Dit kan in de vorm van het ‘customer care’ programma van SAP. Hier hebben wij als projectteam veel profijt van gehad; onduidelijkheden werden weggenomen en eventuele ‘bugs’ in de software werden zo snel mogelijk opgelost.
  15.  
  16. Lead Consultants en Key Users

  17. Een project valt of staat met goede lead consultants en key users. Kies voor het leiden van een stream (zoals Purchase-to-Pay, Make-to-Demand, Order-to-Cash, Finance-to-Report, etc.) voor gecertificeerde consultants met de nodige jaren ervaring met SAP. Vervolgens kan elke stream daar waar nodig aangevuld worden met wellicht iets minder ervaren SAP-consultants, die kunnen werken aan afgebakende onderdelen dan wel kunnen ondersteunen in de nazorg. Naast lead consultants is het echter ook belangrijk om per stream te kiezen voor een ervaren key user. Iemand die de organisatie en daarmee de business goed kent, idealiter al ervaring heeft met een ERP implementatie en open staat voor verandering die op termijn bijdraagt aan de strategie van de organisatie. Maak deze mensen voldoende vrij voor het project, door voor ‘backfill’ te zorgen. Mocht dit niet mogelijk zijn, probeer dan via een externe medewerker deze rol in te vullen. In het laatste geval is het natuurlijk wel belangrijk, dat de kennis op lange termijn intern blijft geborgd.

Visualiseer

Tenslotte is het belangrijk om tijdens alle fasen van het project zaken zoveel mogelijk voor iedereen te visualiseren. Geen lappen met tekst (die toch niet worden gelezen), maar plak afbeeldingen van het projectplan, het IT landschap met alle interfaces, de stroomdiagrammen, etc. op de wanden van de aangewezen projectruimte. Zorg dat iedereen op zijn tijd fysiek aanwezig is in deze projectruimte, met name tijdens de testfase. Dit faciliteert het end-to-end denken en bevordert de discussies tussen de verschillende streams onderling. Ook het reeds genoemde gebruik van Jira zorgde ervoor dat status van het project makkelijk kon worden gevisualiseerd en kon worden gedeeld met de verschillende stakeholders. Het zoveel mogelijk visualiseren kwam ook tot uiting in het door de organisatie zelf gemaakte trainingsmateriaal met veel ‘screenprints’, waarbij zoveel mogelijk het concept van ‘train-de-trainer’ werd gevolgd.
 

Samengevat

Zorg dat je een goede business case hebt. Haal de juiste mensen aan boord. Start zo snel mogelijk op basis van de ‘best practices’ in het systeem en voorkom daarbij dat de scope te groot wordt. Werk in korte sprints, waarbij telkens delen van de oplossing worden opgeleverd, die door de organisatie kunnen worden getest. Maak daar waar nodig gebruik van de SAP aangeboden tools en programma’s. Zorg voor een platte organisatie, waarbij men zoveel mogelijk visueel communiceert en dicht op elkaar zit.
 
Dit laatste was tijdens de uitrol fase een grote uitdaging, daar vanwege het corona virus dit niet mogelijk was en  op een alternatieve manier moest worden geregeld. Het projectteam is hier tijdens deze S/4HANA implementatie bijzonder goed in geslaagd. Binnen afzienbare tijd zijn het hoofkantoor en vier fabrieken live gebracht op SAP S/4 HANA. Daarbij moet worden opgemerkt, dat dit mede werd gefaciliteerd doordat er al er gedurende voorliggende projectfases een hecht team was ontstaan en door goed om te gaan met de juiste ‘backfill’ op alle relevante locaties. Kortom: een mooi project, waar we met zijn allen met een voldaan gevoel op terug kunnen kijken!
 

Aiden en SAP S/4HANA

Aiden heeft veel ervaring met en is marktleider in het migreren van R3 naar SAP S/4HANA. Inmiddels heeft Aiden al zo'n 15+ succesvolle migraties uitgevoerd. Onze jarenlange ervaring met SAP Business transformaties zorgt ervoor dat wij altijd, samen met onze klanten, voor de menigte uit kunnen lopen. Door middel van onze unieke 10 stappen-projectaanpak, die gebaseerd is op 15+ succesvolle migraties en een korte doorloop tijd (lees 3-9 maanden) met een lage investering.

Nu de migratie naar S/4HANA voor veel organisaties dichterbij komt, zien we dat deze ervaring grote voordelen opleveren. Wij verrassen door creativiteit en het zetten van een stap extra. Onze SAP ervaring zorgt ervoor dat wij onze klanten klaar maken voor een succesvolle toekomst als intelligent enterprise met SAP!